Control de stock en boliches: del depósito hasta la barra
El control de stock en boliches parece sencillo antes de abrir: contás lo que hay y repartís mercadería. El problema empieza cuando las barras venden a ritmos diferentes y durante la noche aparecen reposiciones, devoluciones, roturas y movimientos entre sectores.
A las seis de la mañana, una botella faltante puede tener muchas explicaciones. La diferencia está en si tenés información para reconstruir su recorrido o solamente un conteo final que no coincide.
El control de stock en boliches empieza antes de vender
Para saber qué ocurrió al final necesitás un punto de partida. Cada depósito y cada barra deberían comenzar con cantidades conocidas.
Supongamos un depósito con 500 latas. Antes de abrir se envían 100 a Barra A y 100 a Barra B. El depósito queda con 300 y cada barra tiene su propio stock inicial.
Desde ese momento ya existen tres ubicaciones diferentes. Hablar de que hay 500 latas en el evento deja de ser suficiente: importa saber dónde están.
- Stock del depósito principal.
- Stock asignado a cada barra.
- Transferencias durante la noche.
- Ventas que descuentan mercadería.
- Devoluciones al cierre.
03:30: una barra se queda sin lo que más vende
La reposición suele acelerarse cuando llega el pico. Un encargado pide bebidas, alguien entra al depósito, retira cajas y las lleva hasta la barra.
Operativamente el problema quedó resuelto. Contablemente acaba de aparecer un movimiento que necesita quedar registrado.
Si salen 24 unidades del depósito hacia Barra B, ambos stocks deberían reflejarlo. De lo contrario, el depósito mostrará mercadería que físicamente ya no tiene y la barra tendrá producto cuyo origen no aparece.
La reposición no es solamente mover mercadería. Es transferir responsabilidad sobre ese stock de un sector a otro.
Esta etapa aparece como uno de los puntos críticos en los siete problemas de una noche de evento.
Stock teórico contra stock físico
El sistema puede calcular cuánto debería quedar. El conteo físico determina cuánto quedó realmente.
Supongamos una barra que empezó con 120 unidades, recibió 80 durante la noche y registró 170 ventas. El stock teórico final es 30.
Si físicamente hay 27, existe una diferencia de tres unidades. Ese número no explica por sí solo la causa, pero delimita el problema.
Puede haber una rotura, un error de carga, una invitación no registrada o una salida incorrecta. La trazabilidad permite investigar en lugar de estimar.
No todo producto debería controlarse de la misma manera
La unidad de venta también importa. Una lata cerrada es sencilla de contar. Una botella utilizada para preparar varios tragos requiere otra lógica operativa.
Por eso el control debe adaptarse a cómo vende realmente la barra. Lo importante es que el modelo utilizado sea consistente durante toda la fecha.
También conviene definir procedimientos para roturas, consumos internos, invitaciones y devoluciones. Si esos movimientos existen físicamente pero no tienen forma de registrarse, inevitablemente terminarán apareciendo como diferencias.
La reposición también afecta la velocidad de venta
Stock y facturación no son problemas separados. Una barra puede tener cajas rápidas y personal suficiente, pero si se queda sin el producto que más vende va a perder capacidad.
Por eso conocer el stock por ubicación ayuda a anticipar reposiciones. El objetivo es mover mercadería antes de que la barra llegue a cero, sin mandar cantidades a ciegas.
Esto se conecta directamente con la velocidad y las filas en las barras. Una interrupción de stock durante el pico puede convertir rápidamente una operación fluida en una fila.
El cierre debería poder reconstruirse
Cuando termina la noche, cada sector devuelve sobrantes y se realiza el conteo. Si las ventas y transferencias estuvieron registradas, existe un stock esperado contra el cual comparar.
Passify POS permite trabajar con depósitos y movimientos de stock dentro de la misma operación de venta. La intención es que la trazabilidad se construya mientras sucede la fecha y no mediante una reconstrucción posterior.
El cierre y análisis de la fecha depende de esa calidad de información. Si el stock inicial era una estimación y las reposiciones no se registraron, cualquier diferencia final será difícil de interpretar.
Controlar mercadería no significa perseguir cada botella durante toda la noche. Significa diseñar un circuito donde los movimientos importantes tengan un origen, un destino y un responsable. Cuando eso ocurre, el cierre deja de ser una discusión y pasa a ser una comparación de datos.